Większość małych firm prowadzi klientów, terminy i zlecenia w Excelu, w zeszycie albo w głowie właściciela. Przez długi czas to działa. Problem pojawia się, gdy firma rośnie — i nagle połowa dnia schodzi na szukanie informacji, przepisywanie danych i odbieranie telefonów „czy już gotowe?”. Własny system nie musi być drogim projektem na rok. Często wystarczy jedna aplikacja, która rozwiązuje jeden konkretny problem.

5 sygnałów, że czas na własny system

1. Zapominacie o terminach klientów

Przeglądy, serwisy, odnowienia umów — jeśli przypomnienie zależy od tego, czy ktoś zajrzy do arkusza, część klientów po prostu przepada. Przykład z naszych wdrożeń: system przeglądów klimatyzacji dla firmy Pro-Vent K2. Baza klientów i urządzeń, terminy kolejnych przeglądów i automatyczne SMS-y. Właściciel otwiera telefon i wie, do kogo jechać.

2. Te same dane przepisujecie w kilka miejsc

Dane klienta z formularza do Excela, z Excela do oferty, z oferty do faktury. Każde przepisywanie to strata czasu i ryzyko błędu. System może to robić sam — od zapytania, przez ofertę PDF, po fakturę.

3. Klienci dzwonią z pytaniem o status

Warsztat, serwis, pracownia — telefony „czy już gotowe?” potrafią zjeść godzinę dziennie. Rozwiązaniem jest prosty panel klienta. W aplikacji AutoStatus klient dostaje kod QR przy oddaniu auta i widzi status naprawy na telefonie, a gdy mechanik kliknie „gotowe”, dostaje SMS.

4. Tylko jedna osoba wie, „jak to działa”

Jeśli cała wiedza o klientach siedzi w głowie szefa albo w jednym pliku na jego laptopie, firma jest bezbronna przy chorobie, urlopie czy awarii dysku. System z kontami dla pracowników i kopią zapasową w chmurze rozwiązuje ten problem.

5. Gotowe programy pasują „prawie”

Kupujesz abonament na gotowy program, ale połowy funkcji nie używasz, a tej jednej, której potrzebujesz, nie ma. Wtedy zespół i tak wraca do Excela obok. System dedykowany robi dokładnie to, czego potrzebujecie — i nic więcej.

Jak wygląda wdrożenie bez ryzyka

  1. Rozmowa — pokazujesz, jak dziś pracujecie, i ustalamy, co zabiera najwięcej czasu.
  2. Pierwsza wersja — rozwiązuje jeden główny problem. Uruchamiamy ją szybko i przenosimy dane z Excela.
  3. Rozbudowa etapami — kolejne funkcje dokładamy, gdy widać, czego realnie brakuje.

Dzięki temu nie płacisz za „system klasy enterprise”, tylko za konkretne rzeczy, które od pierwszego dnia oszczędzają czas.

Przykłady systemów, które budujemy

  • CRM i generator ofert PDF,
  • faktury z obsługą KSeF, korekty i przypomnienia o płatnościach,
  • przeglądy i serwis z przypomnieniami SMS,
  • rezerwacje i zapisy online,
  • panele klienta ze statusem zlecenia,
  • automatyzacje: zapytania z formularzy prosto na telefon, raporty, publikacje.

Więcej przykładów: aplikacje webowe i systemy dedykowane.

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje system dedykowany dla małej firmy?

Zależy od zakresu. Dlatego wyceniamy konkretną pierwszą wersję po krótkiej rozmowie, zamiast całego systemu „w ciemno”. Pierwszy etap rozwiązuje główny problem, kolejne dokładasz, gdy widzisz efekt.

Czy system zadziała na telefonie?

Tak. Budujemy aplikacje webowe, które działają w przeglądarce na komputerze, tablecie i telefonie, bez instalowania czegokolwiek.

Co z danymi, które mamy w Excelu?

Importujemy je do nowego systemu, żeby nie zaczynać od zera. Umów bezpłatną konsultację albo zadzwoń: 731 915 033.