Monitoring w firmie jest w pełni legalny, ale podlega RODO i Kodeksowi pracy. Kilka prostych zasad pozwala uniknąć kłopotów — a my przy montażu pomagamy ustawić system tak, by był zgodny z przepisami od pierwszego dnia. Oto, o czym musisz pamiętać jako pracodawca.
Cel monitoringu musi być uzasadniony
Kamery wolno montować w konkretnym celu: zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji czy zachowanie tajemnicy informacji. Nie wolno instalować monitoringu „na wszelki wypadek” do ogólnego nadzorowania ludzi. Cel warto zapisać — przyda się przy obowiązku informacyjnym.
Oznakowanie i obowiązek informacyjny
Obiekt objęty monitoringiem musi być oznakowany — czytelne tabliczki lub piktogramy przy wejściu. Pracowników trzeba poinformować o monitoringu najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem, a nowych — przed dopuszczeniem do pracy. Informacja powinna zawierać zakres, cel i okres przechowywania nagrań. Przy montażu podpowiadamy, gdzie umieścić oznakowanie, żeby było zgodne i widoczne.
Czego nagrywać nie wolno
To najczęstszy błąd. Monitoring nie może obejmować:
- pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni,
- pomieszczeń organizacji związkowych,
- przestrzeni, gdzie naruszałby godność pracownika.
Dlatego kąty kamer dobieramy tak, by obejmowały wejścia, kasy, magazyny i ciągi komunikacyjne — a nie miejsca, których nagrywać nie wolno. To kwestia ustawienia ogniskowej i pozycji, którą ustalamy na etapie wyceny.
Jak długo można trzymać nagrania
Zasada: nagrania przechowujemy tylko tak długo, jak to konieczne, maksymalnie 3 miesiące, chyba że stanowią dowód w postępowaniu — wtedy do jego zakończenia. Po tym czasie rejestrator automatycznie nadpisuje najstarszy materiał. Dysk dobieramy pod realny okres przechowywania, którego potrzebujesz — nie ma sensu płacić za pojemność na pół roku, jeśli prawo i tak każe nadpisywać po trzech miesiącach.
Dostęp do nagrań
Dostęp powinien być ograniczony do osób upoważnionych. W systemach, które konfigurujemy, zakładamy konta z różnymi poziomami uprawnień — pracownik widzi tylko swoją strefę, a pełny podgląd ma właściciel lub wskazana osoba. To również element zgodności z RODO: dane oglądają tylko ci, którzy mają do tego podstawę.
Pomagamy ustawić to dobrze
Przepisy brzmią groźnie, ale w praktyce sprowadzają się do kilku decyzji: gdzie kamery, jakie kąty, jak długo nagrania i kto ma dostęp. Przy montażu monitoringu firmowego przechodzimy to z Tobą punkt po punkcie i zostawiamy system gotowy do legalnej pracy.
Planujesz monitoring w firmie lub sklepie? Zadzwoń — zrobimy bezpłatną wycenę na miejscu i od razu doradzimy, jak rozmieścić kamery zgodnie z RODO.